Integriteit, compliance en privacy/AVG

ProRail hecht aan een open organisatiecultuur. Dat komt de medewerkers die werken aan een veilig en duurzaam spoor ten goede. Goed samenwerken maakt goed presteren mogelijk. Dit is mogelijk als medewerkers elkaar kunnen vertrouwen, open kunnen zijn, mogen leren van fouten én elkaar constructief tegen kunnen spreken.

Update van de gedragscode

De gedragscode van ProRail geeft handvatten voor een goede samenwerking en deze wordt regelmatig onder de aandacht van onze medewerkers gebracht. De stafafdeling Integriteit, Risicomanagement en Compliance (IRC) is in 2023 gestart met een update van de gedragscode. Dat doen we met alle medewerkers door in sessies met elkaar in gesprek te gaan over vier thema’s: omgaan met elkaar, omgaan met belangen, omgaan met informatie en omgaan met bedrijfsmiddelen. Door collega’s te betrekken wordt het draagvlak voor de gedragscode vergroot en worden bewustwording en preventie versterkt. Dit jaar hebben de sessies in het kader van ‘omgaan met elkaar’ plaatsgevonden. Hieraan hebben ruim 900 medewerkers deelgenomen.

Programmatische activiteiten

IRC heeft in 2023 gezorgd voor nieuwsberichten, symposia, bijeenkomsten, presentaties, e-learnings, spellen en workshops over integriteit en compliance, waaronder:

• Symposia risicomanagement, onder andere over innovatie met prof. dr. Leen Paape, en over de risicomatrix met de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT);

• Symposia “Levenslessen”, achtereenvolgens met rabbijn Awraham Soetendorp over bezielend werken en met prof. dr. Muel Kaptein “Ben jij 100% integer?”;

• Gedragscodequiz tijdens ProRail Summerschool;

• e-learning gedragscode met acteurs en cabaretiers Jennifer Hoffman, Margôt Ros, Joep van Deudekom en Rob Urgert;

• IntegriTrein: theater in de trein, in samenwerking met 2Tact, Eurest en Stichting Historisch Dieselmaterieel. De trein reed gedurende drie weken door het land om op luchtige wijze te leren hoe om te gaan met diverse situaties rondom integriteit.

Daarnaast is aandacht besteed aan de Week van de Integriteit door publicaties over omgaan met ProRail eigendommen, een terugblik op de IntegriTrein en hoe je makkelijk een melding kunt doen.

Verder zijn door de hele organisatie workshops over sociale veiligheid gehouden als voortzetting van het programma dat loopt sinds 2019.

Integriteitscultuur en sturen op compliance

In het kader van sturen op compliance is in 2022 gestart met het opzetten van knooppuntenoverzicht van regelgeving en bijbehorende experts bij ProRail. Het doel van dit programma is het vergroten van de vindbaarheid van regelgeving, wie daarover advies kan geven, en te zorgen voor een meer integrale benadering met de betrokken experts. In 2023 is dit project afgerond en is het knooppuntenoverzicht gedeeld met de organisatie.

De ombudsfunctie is in 2022 gestart als pilot. Deze functie – ingericht om (mogelijke) arbeidsconflicten te voorkomen – bleek aan de behoefte te voldoen. Dit blijkt uit de stijging in het aantal aanvragen: dit jaar zijn er in totaal 15 bij IRC binnengekomen. De pilot is in 2023 afgerond en de ombudsfunctie is nu officieel ondergebracht bij IRC.

Adviesvragen en meldingen

Het aantal meldingen in 2023 bedraagt in totaal 135, waarvan 61 meldingen, en 74 adviesvragen. De hoeveelheid meldingen is vergelijkbaar met het aantal van vorig jaar. De adviesvragen zijn sterk in aantal toegenomen. De stijging in het aantal adviesvragen laat zien dat situaties vroegtijdig kunnen worden geadresseerd, voordat deze uitmonden in een melding.

Meldingen werden het meest gedaan rondom de thema’s schending wet- en regelgeving en intimidatie. Denk daarbij aan belangenverstrengeling tussen een inhuurmedewerker en opdrachtnemer van ProRail. Dit geldt eveneens voor de adviesvragen. ProRail kent naast deze procedures ook andere mogelijkheden om medewerkers te helpen, bijvoorbeeld bedrijfsmaatschappelijk werk. IRC heeft eveneens een verwijs- en adviesfunctie.

Privacy & AVG/Wpg (Algemene Verordening Gegevensbescherming, Wet politiegegevens)

In 2023 heeft IRC de e-learning ‘Goed en veilig overweg met informatie 2023 - Help Anne op het goede spoor’ gemaakt en uitgerold om de bewustwording over het omgaan met informatie en privacy binnen ProRail te vergroten. Daarnaast hebben IRC en externe deskundigen workshops gegeven, onder andere over de regels die gelden voor het verwerken van persoons- en politiegegevens. Hierdoor is de kennis over privacy, AVG en Wpg binnen ProRail vergroot.

Er is gewerkt aan optimalisering van de samenwerking tussen ICT en IRC voor de afhandeling van lekken van persoonsgegevens en bedrijfsvertrouwelijke informatielekken. Doel daarbij is de informatielekken eenduidig en snel af te handelen.

Eveneens is de verplichte interne audit Wpg afgerond. Hierbij is de verwerking van politiegegevens door de buitengewoon opsporingsambtenaren getoetst. Het resultaat van deze audit was positief.